Iš Japonijos po pasaulį plačiai pasklidusi viena pažangiausių šiuolaikinių kokybės vadybos sistemų LEAN vis labiau įsitvirtina ir viešajame sektoriuje. LEAN sistemos metodus ir principus savo veiklos gerinimui jau ne vienerius metus taikančios Susisiekimo ministerija bei jai pavaldžios įstaigos ir bendrovės skaičiuoja svarius veiklos kaštų sutaupymus ir džiaugiasi besikeičiančia organizacine kultūra.

„Didžiausias bet kokios organizacijos potencialas – jos darbuotojai ir jų įsitraukimas į veiklos tobulinimą. LEAN vadybos metodai suteikia puikius įrankius darbuotojų idėjoms surinkti ir įgyvendinti“, – teigia Susisiekimo ministerijos kanclerė Inga Černiuk.

Pasak ministerijos kanclerės, viešasis sektorius, norėdamas tapti pažangiu ir konkurencingu, turi skirti vis didesnį dėmesį vadybos priemonėms, kurios turi įtakos teigiamiems pokyčiams organizacijoje – gerina veiklos kokybę ir efektyvumą, taupo laiką ir kaštus, didina darbuotojų įsitraukimą ir motyvaciją.

Susisiekimo ministerija ir jai pavaldžios įstaigos jau kelerius metus savo veikloje taiko įvairius LEAN sistemos metodus.

LEAN sistema Susisiekimo ministerijai leido sutaupyti 0,5 mln. Eur.

Aktyvus LEAN sistemos metodų taikymas Susisiekimo ministerijoje pateisino lūkesčius. Įdiegta LEAN metodika padėjo ministerijos rengiamų Vyriausybės nutarimų projektų derinimo laikotarpį sutrumpinti 4 kartus. Per praėjusius metus sutaupyta ir į biudžetą grąžinta 0,5 mln. Eur.

Optimizavus dokumentų paieškos, saugojimo ir jų rengimo procesus, vidaus ir siunčiamų popierinių dokumentų beveik neliko, o atsisakius net 98 proc. popierinių dokumentų, pradėta sėkmingai naudotis elektroniniais dokumentais, kurie pasirašomi elektroniniu parašu. Perėjus prie elektroninių dokumentų, išlaidos popieriui sumažėjo net 88 proc., o dokumentų parengimo laikas ministerijoje sutrumpėjo 4 kartus – 100 teisės aktų rengimo sąnaudos sumažėjo nuo 440 000 iki 110 000 eurų.

Siekiant ir toliau didinti Susisiekimo ministerijos veiklos efektyvumą, mažinti sąnaudas bei užtikrinti darbo našumą, ateityje planuojama daug dėmesio skirti ministerijos procesų, pavyzdžiui, viešųjų pirkimų vykdymo, analizei.

Susisiekimo sektoriaus įstaigose ir įmonėse – tūkstančiai sutaupytų valandų

Lietuvos transporto saugos administracija (LTSA) skaičiuoja, kad per 2017 m., pradėjus diegti LEAN vadybos metodus administracijos veikloje, organizacija gerokai sumažino kanceliarines išlaidas. Procesų analizė, sudarant vertės srauto žemėlapius, išgrynino funkcijų tikslingumą. Funkcijos, neturinčios įtakos transporto eismo saugai, buvo perduotos kitai kompetentingai institucijai. Kaizen pasiūlymai, Gemba ėjimai, procesų standartų parengimas ir proceso robotizavimas sutrumpino teikiamų administracinių paslaugų bei vidaus procesų trukmę 1077 darbo dienomis ir sutaupė per 54 tūkst. eurų.

Tris šalies oro uostus valdanti bendrovė Lietuvos oro uostai didelį dėmesį savo veikloje skiria procesų valdymui – išgryninami svarbiausi klientų patirtį kuriantys ir tiesiogiai vertę įmonei teikiantys procesai, nustatomi jų savininkai, rodikliai, vykdomas periodinis rodiklių matavimas ir efektyvinimo veiklos, naudojant LEAN metodus bei principus. Per 2017 metus taikydama įvairius LEAN vadybos metodus įmonė skaičiuoja sutaupiusi apie 22 tūkst. Eur., procesų efektyvinimas leido sutaupyti ir 4618 darbo valandų arba 577 darbo dienas.

 Lietuvos pašte per tą patį laiką išskirstoma ketvirtadaliu daugiau siuntų

LEAN metodiką savo veikloje aktyviai taiko ir AB „Lietuvos paštas“. Perskirstę žmogiškuosius išteklius ir patobulinę darbo vietas, dabar per parą Lietuvos paštas išskirsto net ketvirtadaliu daugiau importuojamų siuntų nei anksčiau. Siuntos rūšiuojamos sparčiau, jos greičiau pasiekia ne tik paštus, bet ir adresatą.

Lietuvos automobilių kelių direkcijoje (LAKD) LEAN metodai pradėti taikyti prieš metus. Praėjusių metų gegužės pradžioje visuose skyriuose buvo pradėtas diegti 3S metodas, taip pat periodiškai imta stebėti bei vertinti darbo aplinką. Pritaikytas metodas leido sutaupyti nemažai lėšų – 2017 m. vien popieriaus ir kanceliarinių prekių išlaidos, lyginant su 2016 m., buvo 37 proc. mažesnės. Taip pat beveik tris kartus sumažėjo ir direkcijos siunčiamų popierinių dokumentų skaičius.

Viešojo sektoriaus efektyvumo didinimas, įstaigų vidinių procesų optimizavimas ir LEAN metodologijos taikymas valstybės institucijose yra vienas iš šios Vyriausybės prioritetinių darbų.

Pranešimą paskelbė: Gintarė Saulytė-Šulgat, LR Susisiekimo ministerija